Tratamiento de datos

CONCESIÓN VÍAS DEL NUS S.A.S. – VINUS S.A.S.
Código: PTI – 001
Versión 1 - enero de 2016
1. OBJETO
CONCESIÓN VÍAS DEL NUS S.A.S., con el fin de dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y específicamente al artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, establece por medio de este documento la Política de Tratamiento de la Información de la empresa, para garantizar así el adecuado manejo, protección y tratamiento de los datos que estén bajo su responsabilidad.


2. ALCANCE

La Política de Tratamiento de la Información que se establece en este documento es aplicable para todos los titulares de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos y/o archivos de CONCESIÓN VÍAS DEL NUS S.A.S. – VINUS S.A.S. como responsable del tratamiento de los datos personales.


3. DEFINICIONES

A continuación, se definen los principales términos aplicables a la Política de Tratamiento de la Información, de conformidad con la Ley 1508 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así:


 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 

 Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.


4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO 

Nombre y/o razón social: CONCESIÓN VÍAS DEL NUS S.A.S. – VINUS S.A.S.
NIT: 900.920.562-1
Domicilio: Copacabana-Antioquia. Dirección: Calle 59 #48 – 35, Kilometro 4, Autopista Norte
Página web: www.vinus.com.co
Correo Electrónico: epvinus@gmail.com; protecciondedatos@vinus.com.co
Teléfono: (4) 401 22 77 

5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

Los principios que rigen el tratamiento de datos por parte de VINUS S.A.S., son los siguientes: 

 Principio de legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen; 

 Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

 Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

 Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

 Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

 Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;

 Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

 Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

6. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS  

Los datos que sean objeto de tratamiento por parte de CONCESIÓN VÍAS DEL NUS S.A.S. – VINUS S.A.S., serán manejados y protegidos de conformidad con la Ley 1508 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, cumpliendo con los principios antes expuestos y su tratamiento se hará con transparencia, lealtad, confidencialidad y legalidad.

La finalidad de los datos será:

a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluido el pago de obligaciones contractuales;
b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios;
c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos;
d) Evaluar la calidad del servicio;
e) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por VINUS S.A.S. y/o por terceras personas;
f) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, vinculación y administración del talento humano;
g) Soportar procesos de auditoría interna o externa;
h) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de la empresa;
i) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso; 

Los datos que sean: (i) Recolectados o tomados de los documentos que suministran las personas al personal operativo y de seguridad de VINUS S.A.S., así como al personal de atención de emergencias en la vía; y (ii) Los obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de CONCESIÓN VÍAS DEL NUS S.A.S. – VINUS S.A.S. o dentro de la vía concesionada, sus bermas, áreas de servicio o espacios concesionados; se utilizarán para fines de seguridad y atención de emergencias de las personas y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso disciplinario, contravencional, administrativo o judicial. 

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados y, por tanto, VINUS S.A.S. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, excepto cuando: 

i. Exista autorización expresa del titular para hacerlo;
ii. Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes de éstos prestar los servicios encomendados;
iii. Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos;
iv. Sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de VINUS S.A.S.;
v. La información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad;
vi. Que sea requerido o permitido por la ley.

VINUS S.A.S. podrá subcontratar con terceros el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, la empresa advertirá a dichos terceros la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohibirá el uso de la información para fines propios y se solicitará que no se divulgue la información personal a otros. 

7. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, VINUS S.A.S. solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos, electrónicos, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES 

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

 Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, conforme a lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1508 de 2012;

 Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales;

 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;

 Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

9. DEBERES Y OBLIGACIONES DE VINUS S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO 

VINUS S.A.S. como responsable deberá cumplir los siguientes deberes y obligaciones, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad: 

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

10. DEBERES Y OBLIGACIONES DE VINUS S.A.S. COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

VINUS S.A.S. como responsable y sus encargados, entendiéndose por estos, empleados, contratistas y terceros o personas que actúan en nombre de VINUS S.A.S. y traten datos personales por disposición de ésta, deben acatar y respetar esta política en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades, incluso aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados. En consecuencia, deberán cumplir los siguientes deberes y obligaciones, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

11. PROCEDIMIENTO Y RESPONSABLE DE ATENDER PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Los Titulares de los Datos Personales que estén sujetos a tratamiento por parte de VINUS S.A.S., es decir, que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, conforme al siguiente procedimiento:

a) Radicación: Cualquier petición, consulta o reclamo relativo a los derechos inherentes a los titulares de la información sobre datos de carácter personal deberá dirigirse a la Dirección Jurídica de CONCESIÓN VÍAS DEL NUS S.A.S. – VINUS S.A.S, a través de alguno de los siguientes medios:

 Correo electrónico protecciondedatos@vinus.com.co;
 Página web www.vinus.com.co a través del link “CONTACTO” opción “PQR´S” o directamente en la URL
http://vinus.com.co/index.php/contacto/pqrs;
 Línea telefónica de VINUS S.A.S. Teléfono: 401 22 77, en la ciudad de Copacabana – Antioquia; o,
 Entrega física en la oficina principal de VINUS S.A.S., en la Calle 59 #48 – 35, Kilometro 4, Autopista Norte, Copacabana – Antioquia, en el siguiente horario: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

b) Contenido: Quien tenga la legibilidad de ejercer estos derechos deberá elaborar un documento en el cual se especifique:

- Nombres y apellidos del titular de los datos.
- Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
- Medios para recibir respuesta a la solicitud.
- Motivo(s) / hecho(s) que dan lugar a la solicitud.
- Descripción del Derecho que desea ejercer ante VINUS S.A.S.
- Firma y número de identificación.

c) Tiempo de respuesta: Los plazos en los que VINUS S.A.S. dará respuesta a las solicitudes que se presenten por parte del titular, son los siguientes:

-Consulta: La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

-Reclamo: Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de que VINUS S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

12. AVISO DE PRIVACIDAD

VINUS S.A.S., como responsable del tratamiento de datos, ha dispuesto para consulta el aviso de privacidad de tratamiento de los datos personales en la página www.vinus.com.co

13. MEDIDAS DE SEGURIDAD

VINUS S.A.S., dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, adoptará las medidas administrativas, humanas y técnicas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

14. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y DE LAS BASE DE DATOS

La presente política rige a partir de enero de 2016. Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación, obligación o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.

15. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

Cualquier cambio sustancial en la Política de Tratamiento de la Información, se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y comunicación.